Organizarea documentelor, fie in format electronic sau pe hartie, este o provocare pentru majoritatea firmelor. Gestionarea corecta a documentelor poate fi un instrument de economisire a timpului de lucru total si o modalitate perfecta de a evita crearea mai multor documente identice sau a pierderii documentelor.

Evidenta contractelor si facturilor este doar unul dintre beneficiile unui sistem de management al documentelor adecvat tipului dvs. de afacere. Organizate dupa un sistem de etichetare, ele pot fi gasit usor si reordonate in functie de necesitati.

Control complet asupra ciclului de viata al documentelor este functia principala a sistemului de Document Management. De la emitere pana la casare, fiecare document este organizat conform unor etichete sau cuvinte-cheie, pentru a putea fi regasit mereu acolo unde este nevoie.

Setarea nivelului de acces la informatie este o functie stabilita impreuna cu clientul si are ca scop siguranta datelor si accesul in functie de prioritate, pentru fiecare angajat. In mod normal, doar proprietarul firmei va avea acces la toate documentele din sistem.